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避免时间管理的7种一般错误

ipvb学习6年前 (2014-09-11)程序员必读795

     人们往往用“事半功倍”和“事倍功半”来形容一个人办事效率的高低。
为什么有的人每天拼命学习,而有的人该学的时候学,该玩的时候照样玩?为什么有的人总有干不完的活,加不完的班,却没什么进步?
当人们想方设法利用自己的时间,提高工作效率时,往往容易走向下面的几种常见错误:

  1. 承担的太多
    虽然你能够通过提高自己的效率和能力,来承担更多的工作,但是不要做的太过头。你做的太多,会造成很大的压力并且会降低你的工作效率。
    当你觉得自己承担的事情过多的时候,你至少可以做下面的 3 件事情来帮你保持工作效率:

    • 学会说“不”
      给自己设置底线和限定。如果你不这样做,那么其他人可能会觉得既然你还有时间和精力,那么就会继续把更多的活交给你干。

    • 寻找别人的帮助
      就像学会去说“不”一样,寻求别人的帮助也是很难的。但是,如果你快要被繁重的工作埋住的时候,这还是有必要的。

    • 80/20原则
      也许你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原则找到你认为最重要的那些工作,在这些工作上花费相对多的时间。相反,在其他相对不是很重要的工作上花费相对少一点的时间。就像你整理橱柜一样,当你整理完的时候,你会惊奇地发现多出来很大的空间。

  2. 做事之前不计划或欠考虑
    如果在做事之前不计划,那么你将需要花费更多的时间和精力来完成它。相反,如果花一些时间来计划一下,通过Email、电话询问和确认你做的事情。这样可以节省很多时间,也可以避免返工,同时会让你对事情的进展做到心中有数。
    你可以准备一张纸或者在电脑里新建一个文档,然后开始考虑你将要着手去做的事情。如果有必要的话,上网或者看书来查找资料,或者请教周围做过类似事情的同事,试着找出影响事情进度的“绊脚石”。

  3. 使用太过复杂的时间管理工具
    使用时间管理工具可以帮助你更好地规划和利用时间,从而提高工作效率。但是如果你的时间管理工具太过复杂,以至于你还得花费额外的时间来维护你的时间管理系统。那么还是推荐你尽量使用简单的时间管理工具,不要特别在意时间管理工具的功能是不是很强大,够用就行。对于一般人来说,可能只用一个To-Do List 就足够了。
    看起来很忙却没有效率
    这说明你没有把你的工作按照优先级和紧急程度规划好。
    如果你花费了很多的时间和精力在并不重要的事情上时,你当然会觉得自己在瞎忙。
    不过,有时候你还是不得不去做一些无聊、重复性的工作。这时,你可以试着将它们集中起来,一起做完。这样一来,处理单个事情的效率就提高了,同时也为更重要的工作节省下了时间。

  4. 同时做多件事情却没有效率
    对有的人来说, 同时做多件事情(Multitasking)确实能够提高工作效率。
    不过,人与人是不一样的。如果同时做多件事情,到最后完成的少,本来应该完成的事情却耽误了,而且让自己更有压力的话,还是试一下同时只做一件事情(Singletasking)吧。把精力放在当前做的事情上,一直坚持做完。开始的时候可能会有点困难,但是多做几次,你就会很容易熟练使用它,而且事情也会更高效地完成。
    在你同时只做一件事情时,最重要的是有一个安静、专心的环境,不要被其他零碎的小事打断你当前的工作。例如,你可以整理一下办公桌,避免因为乱糟糟的环境 响你的办事效率。同时,其他零碎的小事,可以集中起来,一起完成。

  5. 不勤于记录
    永远不要相信你的记忆力超乎常人,下面是几个让你养成做记录习惯的理由:

  6. 你需要将你的想法和点子记录下来,以防忘记。如果你不记下来,你将会失去很多重要的想法。

  7. 如果你把想法记录下来,你可以方便地用你记录下来的想法为基础,来分析考虑其他事情。这样比直接借助你大脑中的记忆来分析是不是更轻松一些。而且你也会对你思考的事情看得更清楚。

  8. 像上述“看起来很忙却没有效率”,那么你可以用一张便条纸或者用屏幕保护来提醒自己该做什么事情,什么事情是重要的。

  9. 不注意休息
    机器用一段时间还需要休息,何况是人呢。如果你累了,就应该休息,否则你的工作效率肯定会降低。与其把时间浪费在低下的工作效率上,还不如抽几分钟出来散散步,吃点东西,或者让自己稍微休息一下。如何平衡工作和休息 ,需要自己实际中去感受。

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